Politica de confidențialitate

1. Cine este HaiLa

HaiLa Tech SRL, cu sediul în str. Vlaicu Pârcălab 63, Chișinău MD-2012, Republica Moldova, operează platforma HaiLa.

Pentru întrebări privind protecția datelor ne poți contacta la dpo@haila.md.

Dacă HaiLa desemnează formal un responsabil cu protecția datelor în condițiile legii, datele de contact ale acestuia vor fi publicate aici.

2. Cum sunt împărțite responsabilitățile între HaiLa și restaurante

HaiLa este o platformă software care conectează utilizatorii cu restaurantele și pune la dispoziția restaurantelor instrumente pentru gestionarea solicitărilor, rezervărilor și relației lor cu clienții. În funcție de tipul informației și de modul în care aceasta este utilizată, HaiLa și restaurantul pot avea roluri diferite.

2.1. Datele gestionate de HaiLa

HaiLa acționează, în principal, ca operator independent pentru datele necesare gestionării relației utilizatorului cu platforma HaiLa:

• numărul de telefon;
• prenumele;
• emailul, dacă este furnizat;
• contul HaiLa;
• istoricul solicitărilor efectuate prin HaiLa;
• restaurantele favorite;
• preferințele declarate în legătură cu rezervările;
• istoricul interacțiunilor cu platforma;
• datele necesare autentificării și securității;
• anumite informații privind activitatea și utilizarea platformei;
• informații privind no-show, anulări sau alte evenimente necesare funcționării și protejării ecosistemului HaiLa.

HaiLa stabilește scopurile pentru care aceste date sunt utilizate în cadrul serviciului HaiLa și este responsabilă pentru respectarea cerințelor legale aplicabile acestor prelucrări.

2.2. Datele gestionate de restaurant

Restaurantul este responsabil, în calitate de operator independent, pentru relația sa directă cu persoanele pe care le deservește. Din această categorie fac parte:

• date primite de la HaiLa pentru gestionarea unei rezervări;
• date comunicate direct restaurantului de client;
• rezervări introduse manual de personal;
• rezervări telefonice;
• clienți fără rezervare (walk-in);
• informații privind mesele și vizitele;
• date utilizate în sistemele CRM proprii;
• informații privind programele proprii de fidelitate (loyalty);
• istoricul relației comerciale cu clientul;
• notițe interne ale locației despre interacțiunile cu clientul.

2.3. Datele partajate între HaiLa și restaurant

Pentru gestionarea unei solicitări sau rezervări, anumite date sunt partajate între HaiLa și restaurant:

• prenumele clientului;
• numărul de telefon;
• data și ora rezervării;
• numărul de persoane;
• preferințele relevante pentru rezervare;
• statusul rezervării;
• anularea;
• prezența sau no-show-ul;
• informațiile necesare comunicării legate de rezervare.

Din momentul în care un restaurant primește datele necesare pentru gestionarea clientului, acesta devine responsabil pentru prelucrarea efectuată în scopurile propriei sale relații cu clientul. În mod similar, atunci când restaurantul transmite către HaiLa informații necesare funcționării platformei (de exemplu confirmarea rezervării, anularea, sosirea clientului sau no-show), HaiLa poate utiliza aceste informații în scopurile proprii legitime ale platformei.

Dacă pentru un anumit flux HaiLa și restaurantul determină în comun scopurile și mijloacele prelucrării, responsabilitățile respective vor fi reglementate contractual în conformitate cu normele aplicabile operatorilor asociați.

2.4. CRM și notițele interne ale restaurantului

Unele funcționalități HaiLa permit restaurantului să introducă informații interne în profilul clientului. Aceste informații sunt destinate în principal utilizării operaționale de către locație, de exemplu:

• preferințe privind masa;
• preferințe de așezare;
• informații operaționale privind vizitele anterioare;
• observații necesare pentru pregătirea unei vizite viitoare.

Pentru asemenea informații, restaurantul stabilește în principal scopul și conținutul prelucrării. În măsura în care HaiLa doar găzduiește și procesează aceste date conform instrucțiunilor restaurantului și nu le utilizează în scopuri proprii, HaiLa acționează ca persoană împuternicită de operator.

Restaurantelor li se recomandă să introducă numai informații obiective, relevante și necesare pentru furnizarea serviciului. Nu trebuie introduse comentarii discriminatorii, excesive sau informații sensibile care nu sunt necesare relației cu clientul.

3. Ce date colectăm

3.1. Date de cont

• numărul de telefon;
• prenumele;
• numele sau inițiala numelui, dacă este furnizată;
• adresa de email, dacă este furnizată;
• preferințele de limbă;
• setările contului.

3.2. Date despre rezervări și solicitări

• restaurantul selectat;
• data și ora solicitată;
• numărul de persoane;
• statusul solicitării;
• statusul rezervării;
• anularea;
• confirmarea;
• sosirea;
• no-show;
• preferințe de masă sau de așezare;
• comentarii relevante pentru solicitarea respectivă.

3.3. Date privind activitatea în HaiLa

• restaurantele căutate;
• filtrele utilizate;
• restaurantele vizualizate;
• favoritele;
• interacțiunile cu recomandările;
• paginile și funcționalitățile utilizate.

3.4. Date tehnice

• adresa IP;
• tipul browserului;
• sistemul de operare;
• identificatori tehnici;
• jurnale de securitate;
• informații despre sesiune;
• informații necesare prevenirii fraudelor și abuzurilor.

4. Date privind locația

În aplicațiile HaiLa, dacă acorzi permisiunea necesară, putem utiliza locația pentru a afișa restaurante relevante în apropiere și pentru anumite funcționalități ale serviciului. În funcție de setările tale, folosim o locație aproximativă sau o locație la nivel de oraș.

Locația în aplicațiile HaiLa: dacă permiți accesul la locație și „Locație aproximativă” este pornită (Setări → Confidențialitate și date, pornită implicit), aplicația trimite către HaiLa poziția ta, rotunjită la o grilă de circa 500 m. Poziția însoțește evenimentele de activitate din aplicație și cererile de rezervare; la o rezervare, este păstrată ca semnal de risc, legată de contul tău. Locația ta exactă nu părăsește niciodată telefonul în acest scop.

Dacă „Locație aproximativă” este oprită sau nu permiți accesul la locație, aplicațiile folosesc doar o locație la nivel de oraș: orașul dedus din adresa ta IP sau orașul pe care l-ai ales în aplicație.

Pe site, locația este implicit la nivel de oraș: orașul dedus din adresa ta IP sau orașul pe care îl alegi. Dacă îi ceri site-ului să-ți folosească locația (în Căutare, pe pagina localităților sau la o rezervare) și ai acceptat analiza, în următoarele 30 de minute site-ul atașează evenimentelor de activitate poziția ta, rotunjită la o grilă de circa 500 m, împreună cu precizia ei și momentul în care a fost determinată. Locația ta exactă nu părăsește browserul în acest scop, iar fără acceptarea analizei nu se trimite nici poziția rotunjită.

O singură excepție, în aplicații și pe site: „Anunță-mă când să plec” la o rezervare trimite poziția ta exactă o singură dată, ca să calculăm drumul până la restaurant. Nu o păstrăm; la rezervare rămâne doar durata drumului.

Acest punct exact este trimis serviciului de rutare al Google, care calculează durata drumului.

5. De unde obținem datele

Obținem datele:

• direct de la tine;
• din contul tău HaiLa;
• din interacțiunea ta cu platforma;
• de la restaurant, atunci când acesta actualizează statusul unei rezervări;
• de la restaurant, atunci când acesta introduce o rezervare sau o interacțiune în sistem;
• din sistemele integrate ale restaurantului;
• de la furnizorii tehnici utilizați pentru operarea platformei.

6. Pentru ce folosim datele și care este temeiul juridic

7. Datele transmise restaurantului

Atunci când trimiți o solicitare unui restaurant, HaiLa transmite restaurantului numai informațiile necesare gestionării solicitării și relației cu clientul:

• prenumele;
• numărul de telefon;
• numărul de persoane;
• data și ora;
• preferințele legate de rezervare;
• alte informații necesare pregătirii vizitei.

Restaurantul poate utiliza aceste date pentru gestionarea rezervării, contactarea clientului în legătură cu rezervarea, pregătirea mesei, gestionarea vizitei, îndeplinirea obligațiilor sale legale și administrarea relației sale cu clientul.

Restaurantul nu poate utiliza datele primite prin HaiLa pentru marketing direct dacă nu există un temei juridic valabil pentru aceasta.

Dacă ai cont HaiLa, restaurantele la care rezervi văd și câte neprezentări ai în total pe HaiLa și media notelor pe care ți le-au dat echipele restaurantelor după vizite, ca o cifră, fără comentariile lor. Comentariile și notițele unei echipe rămân la restaurantul ei. Aceste cifre nu sunt publice și nu refuză automat nicio cerere: fiecare restaurant decide singur. Dacă o neprezentare sau o notă este greșită, ne poți cere să o verificăm și să o corectăm, la dpo@haila.md. Alături de aceste cifre, restaurantele văd și un indicator intern de fiabilitate, calculat doar din fapte: vizite realizate, anulări târzii și neprezentări. Nici acesta nu este public, iar dacă un fapt este greșit, poți cere corectarea lui.

Dacă restaurantul are activ un program de fidelitate în HaiLa, poți alege să participi. Participarea poate fi dezactivată ulterior, iar o rezervare nouă nu reactivează automat programul după ieșire. Fidelitatea este separată de acordul pentru mesaje promoționale: participarea la program nu înseamnă acord pentru astfel de mesaje. Progresul îl vezi în contul HaiLa.

8. Rezervările introduse direct de restaurant

Restaurantul poate introduce direct în HaiLa:

• rezervări telefonice;
• rezervări primite prin website-ul propriu;
• clienți fără rezervare (walk-in);
• alte interacțiuni directe cu clienții.

În astfel de situații, restaurantul este, în principal, operatorul datelor introduse. HaiLa poate procesa aceste informații în numele restaurantului pentru furnizarea serviciului software, conform acordului aplicabil.

9. Caller ID

Pentru restaurantele care activează funcționalitatea Caller ID, numărul de telefon asociat unui apel primit de restaurant poate fi utilizat pentru identificarea unei înregistrări existente în CRM-ul locației. Funcționalitatea servește la:

• identificarea unei fișe existente;
• afișarea informațiilor relevante;
• inițierea unei rezervări;
• precompletarea numărului de telefon.

Caller ID nu presupune interceptarea sau înregistrarea conținutului apelului.

Jurnalul apelurilor primite (numărul, ora, fișa găsită și felul în care s-a încheiat apelul) se păstrează doar cât este necesar scopurilor operaționale, de securitate și de audit, apoi se șterge automat, conform politicii de retenție.

Restaurantul este responsabil pentru utilizarea funcționalității în relația proprie cu clientul.

10. Preferințe și informații sensibile

Te rugăm să nu introduci în câmpurile libere informații sensibile care nu sunt necesare rezervării. Astfel de informații pot privi, de exemplu:

• accesibilitatea;
• alergiile;
• dieta;
• alte nevoi speciale.

Dacă asemenea informații sunt necesare pentru serviciul solicitat, acestea vor fi utilizate numai în măsura necesară gestionării cererii și în conformitate cu temeiul juridic aplicabil.

Data nașterii, alergiile, preferințele alimentare și ocaziile țin de tine, nu de un singur restaurant. Când le notezi tu în cont sau le notează echipa unui restaurant la care ai rezervat, ele ajung în fișa ta la toate restaurantele la care ai rezervat prin HaiLa, ca să nu fie nevoie să le spui de fiecare dată. Le văd doar echipele acestor restaurante și HaiLa. Ne poți cere oricând să le corectăm sau să le ștergem.

Restaurantele sunt instruite să evite introducerea în notițele interne a datelor sensibile care nu sunt necesare.

11. Recomandări și personalizare

HaiLa poate utiliza informații precum:

• restaurantele căutate;
• favoritele;
• restaurantele vizualizate;
• istoricul interacțiunilor;
• orașul;
• preferințele declarate.

Aceste informații pot fi folosite pentru a adapta ordinea și relevanța restaurantelor și recomandărilor afișate. Această personalizare nu produce, în mod normal, efecte juridice sau efecte similare semnificative asupra utilizatorului. În cazul în care prelucrarea se bazează pe interes legitim, poți exercita dreptul de opoziție.

12. Marketing și comunicări promoționale

Mesaje operaționale

Mesajele operaționale țin de serviciul pe care l-ai cerut:

• coduri de conectare (OTP);
• confirmări;
• anulări;
• modificări;
• memento-uri;
• informații necesare rezervării.

Codul de conectare este singurul mesaj pe care HaiLa îl trimite prin SMS.

Mesaje de marketing

Mesajele de marketing pot fi:

• promoții;
• recomandări comerciale;
• campanii;
• newslettere;
• comunicări promoționale prin notificări push sau email.

Canalele de marketing folosite sunt notificările push și emailul, fiecare cu acordul său separat. HaiLa nu trimite mesaje de marketing prin SMS.

Comunicările de marketing sunt transmise numai dacă există un temei juridic valid și poți renunța la ele oricând.

13. Cine poate primi datele

În măsura necesară, datele tale pot fi transmise:

• restaurantului relevant;
• personalului autorizat HaiLa;
• furnizorilor de găzduire;
• furnizorilor de email;
• furnizorilor de analytics, dacă ai acceptat;
• furnizorilor de securitate;
• furnizorilor de hărți și rutare, atunci când utilizezi funcționalitățile respective;
• autorităților publice, dacă există o obligație legală.

Codul de conectare prin SMS este trimis de serviciul de autentificare al Google. Furnizorii sunt enumerați, pe nume, în secțiunea 14.

Dacă ești autentificat, echipa HaiLa îți vede prenumele și inițiala numelui de familie (de exemplu „Maria C.”) în vizualizarea în timp real a site-ului și a aplicațiilor, și nimic altceva din cont: nici numărul de telefon, nici emailul. Le vede cât timp ești pe site sau în aplicație, iar ele sunt păstrate doar în înregistrarea vizitei, care expiră la 10 minute după ultima ta activitate și apoi se șterge automat, de obicei în decurs de o zi. Pe site, asta se întâmplă doar dacă ai acceptat analiza.

Google Analytics (Google Ireland Limited) primește vizualizările de pagină și un identificator aleatoriu de vizitator, și doar dacă accepți cookie-urile de analiză. Google poate prelucra aceste date în afara Moldovei.

Google reCAPTCHA (Google) verifică, atunci când ceri un cod de conectare prin telefon, dacă cererea vine dintr-un browser real. Este o măsură de securitate și nu este folosit niciodată pentru publicitate.

Când apeși „Anunță-mă când să plec”, poziția ta este trimisă către Google (Google Maps Platform, Routes API) ca să calculăm drumul până la restaurant, iar Google o prelucrează conform propriei politici de confidențialitate.

HaiLa nu vinde date personale către terți în scopuri publicitare.

14. Furnizorii tehnici

HaiLa poate utiliza furnizori specializați pentru găzduire cloud, autentificare, email, notificări push, analytics, hărți și rutare, traducere automată, diagnosticarea erorilor, securitate și prevenirea abuzurilor. Acești furnizori prelucrează date numai în măsura necesară furnizării serviciului respectiv și conform contractelor aplicabile.

Atunci când un furnizor acționează ca persoană împuternicită, HaiLa utilizează furnizori care oferă garanții suficiente privind măsurile tehnice și organizatorice adecvate.

Furnizorii care primesc sau prelucrează datele oaspeților sunt:

Apple și Google, atunci când alegi să te conectezi cu contul lor, sunt operatori independenți, nu persoane împuternicite ale HaiLa.

Sistemul de casă aparține restaurantului și furnizorilor aleși de acesta. Este un destinatar ales de restaurant, nu un furnizor al HaiLa.

15. Transferuri internaționale

Unii furnizori tehnici pot prelucra date în afara Republicii Moldova. Atunci când efectuăm un transfer internațional, utilizăm mecanismele prevăzute de legislația aplicabilă, cum ar fi o decizie privind caracterul adecvat al nivelului de protecție, garanții contractuale adecvate, clauze contractuale standard sau alte mecanisme permise de lege.

Datele sunt găzduite la Google Cloud în Uniunea Europeană, iar o parte din prelucrarea de pe server are loc în Statele Unite ale Americii, în temeiul clauzelor contractuale standard din termenii Google privind prelucrarea datelor.

Poți solicita informații suplimentare privind mecanismele aplicabile la dpo@haila.md.

16. Cât timp păstrăm datele

17. Ștergerea contului HaiLa

Poți solicita ștergerea contului HaiLa. Ștergerea contului tău nu înseamnă în mod automat ștergerea tuturor informațiilor păstrate separat de restaurante.

Un restaurant poate avea un temei juridic propriu pentru a păstra anumite informații referitoare la relația sa cu tine. Pentru datele gestionate independent de un restaurant, poate fi necesar să contactezi direct restaurantul.

18. Cum protejăm datele

Folosim măsuri tehnice și organizatorice precum:

• criptarea comunicațiilor;
• controlul accesului;
• autentificarea;
• separarea rolurilor;
• jurnalizarea accesului și a evenimentelor;
• copii de siguranță;
• monitorizarea securității;
• măsuri de continuitate;
• proceduri pentru incidente.

Niciun sistem informatic nu poate garanta securitatea absolută.

19. Incidente de securitate

HaiLa dispune de proceduri pentru identificarea, evaluarea și gestionarea incidentelor privind datele cu caracter personal. Atunci când legea o cere, HaiLa va notifica autoritatea competentă fără întârzieri nejustificate și, dacă este posibil, în termenul legal aplicabil.

20. Drepturile tale

În condițiile legii, ai următoarele drepturi:

• dreptul la informare;
• dreptul de acces;
• dreptul la rectificare;
• dreptul la ștergere;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitate, în condițiile legii;
• dreptul la opoziție;
• dreptul de retragere a consimțământului, atunci când acesta este temeiul prelucrării;
• drepturile privind anumite decizii automatizate;
• dreptul de a depune o plângere la CNPDCP.

21. Cum îți exerciți drepturile

Poți utiliza funcțiile disponibile în contul HaiLa sau ne poți contacta la dpo@haila.md. Putem solicita informații suplimentare pentru verificarea identității atunci când există îndoieli rezonabile.

Răspundem cererilor fără întârzieri nejustificate și, în mod normal, în cel mult o lună de la primire. În cazurile complexe, termenul poate fi prelungit în condițiile prevăzute de lege.

22. Dacă cererea ta privește date gestionate de un restaurant

Dacă cererea privește date pentru care restaurantul este operator independent (de exemplu notițe interne, CRM propriu, programul de fidelitate propriu sau istoricul clientului creat direct de restaurant), HaiLa poate transmite cererea către restaurant sau te poate îndruma către acesta.

Dacă HaiLa acționează ca persoană împuternicită pentru acele date, va sprijini restaurantul în îndeplinirea obligațiilor sale.

23. Cookie-uri și analytics

Utilizăm tehnologii esențiale pentru autentificare, securitate, păstrarea preferințelor și funcționarea serviciului. Analytics neesențial este activat numai conform alegerilor tale și politicii noastre de cookie-uri.

Analiza opțională este Google Analytics 4 (Google Ireland Limited). Setează cookie-urile _ga și _ga_* și trimite către Google vizualizările de pagină împreună cu un identificator aleatoriu de vizitator. Se încarcă doar după ce o accepți în bannerul de cookie-uri, niciodată înainte.

HaiLa măsoară vizitele și cu un instrument propriu, ca să vadă în timp real cum e folosit site-ul și să-l poată îmbunătăți. Instrumentul nu setează niciun cookie: folosește un identificator aleatoriu păstrat în browserul tău. Cu el notăm paginile pe care le deschizi și ce faci pe ele (la o căutare doar lungimea ei, niciodată ce ai scris), restaurantul la care te uiți sau al cărui meniu îl citești la masă, limba, eticheta campaniei, dacă ai ajuns printr-una, și orașul dedus din adresa ta IP, fără să păstrăm adresa. Dacă îi ceri site-ului să-ți folosească locația, notăm și zona de circa 500 m din jurul tău, timp de 30 de minute; dacă ești autentificat, prenumele și inițiala numelui de familie; dacă faci o rezervare, rezervarea la care a dus vizita. Măsurarea pornește doar după ce accepți analiza, aceeași alegere ca pentru Google Analytics. Se oprește imediat ce pornești Do Not Track în browser sau îți retragi acordul; în acest din urmă caz se șterge și identificatorul. Înregistrarea unei vizite expiră la 10 minute după ultima ta activitate, fiecare pagină deschisă și fiecare acțiune după 24 de ore, iar legătura dintre o căutare și o rezervare după 48 de ore. După expirare, datele se șterg automat, de obicei în decurs de o zi. Pe termen lung păstrăm doar statistici anonime.

Google reCAPTCHA este o verificare de securitate care protejează conectarea de abuzuri. Se încarcă doar atunci când ceri un cod de conectare prin telefon, nu la fiecare vizită, și nu este folosit niciodată pentru publicitate.

Nu folosim cookie-uri de publicitate și nici trackere publicitare cross-site.

Lista cookie-urilor și a tehnologiilor similare, cu scopul și durata fiecăreia, se află în Politica de cookie-uri. Îți poți schimba sau retrage alegerea oricând, din „Setări cookie”, în subsolul fiecărei pagini.

24. Date privind copiii

HaiLa nu este destinată utilizării autonome de către copii care nu au vârsta necesară pentru a încheia în mod valabil relația juridică relevantă sau pentru a furniza consimțământul necesar potrivit legislației aplicabile.

Dacă aflăm că am colectat date ale unui copil fără temei juridic adecvat, vom lua măsuri pentru ștergerea sau regularizarea prelucrării.

25. Modificarea acestei politici

Putem actualiza această Politică atunci când modificăm serviciile HaiLa, introducem funcționalități noi, schimbăm furnizorii relevanți, se modifică cerințele legale sau schimbăm modul în care prelucrăm datele.

Dacă modificarea este semnificativă, vom informa utilizatorii prin mijloace adecvate.

26. Autoritatea de supraveghere

Ai dreptul să depui o plângere la Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal al Republicii Moldova (CNPDCP).

27. Contact

HaiLa Tech SRL, str. Vlaicu Pârcălab 63, Chișinău MD-2012, Republica Moldova.

Email pentru protecția datelor: dpo@haila.md

Contact general: hello@haila.md