Facturare
Cât costă o rezervare, ce nu se facturează deloc și cum citești previzualizarea facturii din dashboard.
Înțelegi taxele de rezervare
#Fiecare rezervare care ajunge la tine prin HaiLa are un cost fix, diferit după canalul din care a venit. Fără el nu poți citi factura.
- Deschide Facturare, din bara din stânga. Pagina se numește Financiar.
- Sub titlu stă rândul cu tarifele, cu sumele în vigoare pentru contul tău.
- În tabelul Previzualizare factură vezi, pe fiecare local, câte rezervări HaiLa și câte rezervări API ai avut luna aceasta și cât fac ele.
Aplicațiile de pe telefon nu arată facturarea deloc. Se vede doar în dashboard, pe web, la Facturare.
Nici aplicația Pro nu are facturare. Deschide dashboard-ul pe web și intră la Facturare.
Oaspetele nu vede nimic din toate acestea. Tariful este între tine și noi: nu apare pe pagina localului, nu se adaugă la nota lui de plată și nu schimbă cu nimic ce vede el când rezervă.
- O rezervare venită din aplicația HaiLa sau de pe haila.md costă 1,00 € plus TVA. Una venită din widgetul de pe site-ul tău sau prin API costă 0,50 € plus TVA. Ce introduce echipa ta, la telefon sau ca client fără rezervare, este gratuit.
- Taxa se leagă de ziua în care are loc masa, nu de ziua în care ai confirmat-o. O rezervare pentru luna viitoare nu intră în nicio factură până nu trece ziua ei.
- Ziua se închide o singură dată, la 3 dimineața, ora Chișinăului, din starea în care se află rezervarea în acel moment. Ce schimbi după aceea nu mai mută cifra zilei.
- Se facturează doar localurile publicate pe HaiLa. Un local nepublicat nu produce linii de factură deloc.
- Pagina nu are selector de lună. Vezi luna curentă, un total al lunii trecute, iar restul istoricului se deschide mai jos, la Evoluție lunară.
Ce se facturează și ce nu
#Regula este scurtă și nu ține de faptul că oaspetele a venit sau nu: se facturează orice rezervare care, la închiderea zilei, nu este anulată.
| Situație | Se facturează |
|---|---|
| Rezervare din aplicația HaiLa sau de pe haila.md | Da, 1,00 € plus TVA |
| Rezervare din widgetul de pe site-ul tău sau prin API | Da, 0,50 € plus TVA |
| Rezervare confirmată la care oaspetele nu s-a prezentat | Da, la tariful canalului ei |
| Rezervare anulată de oaspete | Nu |
| Rezervare anulată de tine | Nu |
| Cerere refuzată | Nu |
| Cerere expirată fără răspuns | Nu |
| Rezervare introdusă de echipă, la telefon | Nu |
| Client fără rezervare, așezat de echipă | Nu |
Neprezentările se facturează
Singura stare care scapă de plată este anularea. O rezervare confirmată la care nu vine nimeni rămâne confirmată, deci se facturează întreagă. Dacă oaspetele te anunță că nu mai vine, anuleaz-o: anularea este gratuită indiferent cine o face, tu sau el. Marcarea ca neprezentare nu este.
Refuzul și expirarea sunt gratuite pentru că amândouă lasă cererea anulată. Deci o cerere pe care ai refuzat-o, sau la care nu ai apucat să răspunzi, nu te costă nimic.
Rezervările venite din POS-ul tău se facturează
Dacă ai Poster sau Syrve legat la HaiLa, rezervările făcute la terminal și aduse de acolo intră la tariful API, 0,50 € plus TVA. Nu le socoti ca pe rezervări ale echipei. Dacă vezi în factură mai multe rezervări API decât ai avut prin widget, de acolo vin.
Oaspetele nu află nimic din toate acestea. Nu vede taxa, nu vede în ce categorie a căzut rezervarea lui și nu primește niciun mesaj legat de facturare.
Citești previzualizarea facturii
#La sfârșit de lună vrei să știi de unde vine suma, nu doar cât este. Pagina o desface pe local și pe canal.
- Deschide Facturare.
- Sus stau cinci cifre: Luna curentă (net), TVA, Luna curentă (brut), Proiecție lună și Luna trecută.
- Sub ele, tabelul Previzualizare factură dă, pe fiecare local, numărul rezervărilor HaiLa înmulțit cu tariful lor, la fel pentru rezervările API, apoi net, TVA și brut. Ultimul rând este totalul.
- Graficul De unde vin rezervările desparte luna pe trei surse: HaiLa, API sau widget, și introduse de personal.
- Export CSV descarcă aceleași cifre, pe local, pentru luna curentă.
Lite nu are facturare. Deschide dashboard-ul pe web, la Facturare, de pe orice calculator sau chiar de pe telefon.
Aplicația Pro nu are facturare. Deschide dashboard-ul pe web, la Facturare.
Nimic din ce faci pe pagina aceasta nu ajunge la oaspete și nu schimbă nicio rezervare. Pagina doar citește.
- Este o previzualizare, nu o plată. În portal nu se plătește nimic și nu ai unde introduce un card.
- Proiecție lună este o simplă regulă de trei: cât ai strâns până azi, împărțit la zilele trecute, înmulțit cu zilele lunii. La început de lună sare mult de la o zi la alta, deci nu o citi ca pe o promisiune.
- Dacă lângă numele unui local apare o steluță, unele zile ale lui vin din contoare mai vechi și cifra este estimată. Nota de sub cifre spune același lucru.
- Tabelul Utilizare platformă, cu apeluri API și emailuri, nu intră în sumele de mai sus. Sunt contoare de consum, nu linii de factură, iar la multe localuri stau pe zero.
- Fișierul descărcat se numește haila-invoice-preview, urmat de lună, și conține doar luna curentă.
Vezi cât costă fiecare local
#Cu două sau trei localuri pe același cont, totalul lunii nu îți spune care dintre ele costă și din ce.
- Deschide Facturare și coboară la Cost pe local.
- Tabelul are, pe fiecare local: Prin HaiLa, Widget / API, Gratuite, Net și Total cu TVA. Localurile stau în ordine, de la cel mai scump în jos.
- Apasă pe numele unui local ca să treci direct în spațiul lui de lucru, la Astăzi.
- Sub tabel stau patru cifre pe tot contul: Rezervări facturate, Rezervări gratuite, Din total, gratuite și Total luna aceasta.
- La Evoluție lunară, butonul Vezi tot istoricul deschide ultimele șase luni, cu totalul cu TVA al fiecăreia.
Lite lucrează cu un singur local și nu are facturare. Comparația între localuri se face în dashboard, la Facturare.
Aplicația Pro nu are facturare. Deschide dashboard-ul pe web, la Facturare, unde vezi toate localurile la care ai acces.
Oaspetele nu vede nimic. Tabelul citește rezervările deja închise; nu atinge nici rezervările, nici localurile.
- Coloana Gratuite numără rezervările introduse de echipă și clienții fără rezervare. Nu costă nimic, dar se numără.
- Notița Nu plătești pentru tot arată cât ar fi însemnat aceste rezervări la tariful HaiLa. Este o comparație, nu o reducere, și nu intră în niciun total.
- Tabelul arată luna curentă. Pentru lunile trecute ai doar totalul, din Evoluție lunară.
- Un local nou stă pe zero până când trece ziua primei lui rezervări.
- Facturarea se vede la fel și de proprietar, și de administratorul de rezervări. Nu este o pagină doar a proprietarului.
TVA
#Tarifele de rezervare, 1,00 € și 0,50 €, sunt fără TVA. Peste ele se adaugă 20%, cota din Moldova.
În pagină vezi ambele cifre separat: Luna curentă (net) este suma fără TVA, TVA este cota, iar Luna curentă (brut) este cât se facturează. Tabelul previzualizării repetă despărțirea pe fiecare local, la coloanele Net, TVA și Brut.
Brutul este cifra care contează
Când pui suma alături de bugetul tău, uită-te la brut, nu la net. Este singura care conține tot.
Cota este aceeași pe toate canalele: și rezervarea de 1,00 €, și cea de 0,50 € primesc același 20%. Iar rezervările gratuite rămân gratuite, deci nu au nici TVA.
Întrebi despre o linie din factură
#O cifră care nu seamănă cu luna ta se lămurește repede dacă știi la ce te uiți întâi și cui scrii.
- Deschide Facturare și găsește localul în discuție, în Previzualizare factură sau în Cost pe local.
- Compară numărul rezervărilor HaiLa și API cu ce vezi în spațiul localului, la Rezervări, pe aceeași lună.
- Uită-te întâi la neprezentări și la rezervările venite din POS: sunt cele două motive obișnuite pentru care numărul iese mai mare decât te așteptai.
- Apasă Export CSV, ca să ai cifrele exact în forma în care le vedem și noi.
- Scrie la hello@haila.md cu numele localului, luna și fișierul. Adresa este și în bara din stânga, la Ajutor.
Din Lite nu ai cifrele la îndemână. Scrie tot la hello@haila.md, cu numele localului și luna, iar restul îl căutăm noi.
Nici din aplicația Pro nu ai facturarea. Scrie la hello@haila.md, cu numele localului și luna.
Oaspetele nu este atins de nimic. O întrebare de facturare nu schimbă rezervările lui și nu îi trimite niciun mesaj.
- Portalul nu are buton de contestare. Discuția se poartă pe email, nu există alt drum.
- O zi deja închisă nu se mai recalculează singură. Dacă ai marcat neprezentare acolo unde trebuia o anulare, cifra este deja scrisă: scrie-ne, nu încerca să o repari din aplicație.
- Cifrele lunii curente cresc în fiecare dimineață, pe măsură ce trec zilele. Dacă vrei să compari două ecrane, ia-le în aceeași zi.