Бронирования
Всё, что связано с бронированием: от заявки до освобождения стола.
Читаете новую заявку и принимаете решение
#Любое бронирование через HaiLa начинается как заявка в ожидании. Пока вы не ответили, гость не знает, есть ли у него столик, а заявка сама сгорает, если оставить её без ответа.
- Откройте раздел Сегодня.
- Прочитайте список заявок, которые ждут решения; самая старая идёт первой, и у каждой видно, сколько минут она ждёт.
- За всеми деталями брони откройте раздел Брони и нажмите на имя гостя.
- Откройте вкладку Сегодня.
- Заявки в ожидании стоят сверху, со временем, числом гостей и особыми пожеланиями.
- Нажмите на заявку, чтобы открыть её.
- Откройте раздел Бронирования.
- Новые заявки стоят в колонке Ожидание.
- Нажмите на бронь: видно время, число гостей, особые пожелания и телефон.
Пока вы только читаете, для гостя ничего не меняется. В его приложении бронь остаётся в статусе Ожидает, и он получил лишь подтверждение, что заявка до вас дошла.
- Заявка на сегодня сгорает через 3 часа, а заявка на другой день через 24 часа. Обычно она закрывается ещё и за час до времени брони, но заявка, пришедшая настолько поздно, что этот час уже прошёл, всё равно получает минимальное окно в 15 минут.
- Вы получаете напоминание через 15 минут после заявки и срочное предупреждение за 30 минут до того, как заявка сгорит.
Принять бронирование
#Новая заявка остаётся в ожидании, пока вы не ответите. Пока ответа нет, гость не знает, забронирован ли столик.
- Откройте раздел Сегодня.
- Найдите заявку в списке действий.
- Нажмите Принять.
- Откройте вкладку Сегодня.
- Нажмите на заявку.
- Нажмите Принять.
- Откройте раздел Бронирования.
- Нажмите на заявку.
- Нажмите Подтвердить.
- Выберите стол, если приложение попросит, или пропустите этот шаг.
Бронирование переходит в статус подтверждено. Гость получает уведомление и письмо с кодом подтверждения, затем напоминание за 24 часа и ещё одно за час. Бронь попадает в счёт за тот день, на который она назначена, а не за день, когда вы её подтвердили.
- Если вы не можете принять группу в указанное время, предложите другое время вместо отказа.
- В панели кнопка называется Принять в разделе Сегодня и Подтвердить в разделе Брони. Делают они одно и то же.
Отклоняете заявку, которую не можете принять
#Быстрый отказ оставляет гостю время найти другое место. Отказ ничего не стоит, ровно как и заявка, которой дали сгореть.
- Откройте раздел Сегодня.
- Найдите заявку в списке действий.
- Нажмите Отклонить.
- Откройте заявку во вкладке Сегодня или Бронирования.
- Нажмите Отменить.
- Подтвердите в появившемся окне.
- Откройте раздел Бронирования.
- Нажмите на заявку.
- Нажмите Отменить бронирование.
Бронирование становится Отменено. Гость получает уведомление о том, что ресторан не смог принять заявку, и письмо об отмене. За отклонённую заявку вы не платите, как и за ту, которой дали сгореть.
- Поля для причины нет, поэтому гость не узнает, почему вы отказали. Если причина важна, позвоните ему.
- Отказ и отмена это одно и то же действие в разные моменты жизни брони: оба переводят её в статус Отменена. Кнопки называются по-разному, последствия одинаковые.
- В панели кнопка срабатывает сразу, без окна подтверждения. В Lite и Pro вас сначала просят подтвердить.
- Если вы можете принять его в другое время, предложение сохраняет заявку живой; отказ её закрывает.
Предлагаете другое время вместо отказа
#Когда запрошенное время не подходит, а другое подходит, предложение удерживает гостя. Пока предложение ждёт ответа, заявка больше не сгорает и напоминания по ней не приходят.
Панель не предлагает время. Отсюда можно только принять или отклонить. Отправьте предложение из приложения Lite или Pro на телефоне, либо отклоните заявку и позвоните гостю, чтобы договориться о другом времени.
- Откройте заявку во вкладке Сегодня или Бронирования.
- Нажмите Предложить.
- Выберите дату и время или возьмите вариант из Быстрого выбора.
- Нажмите Отправить предложение.
- Откройте раздел План зала.
- Нажмите на стол и откройте ожидающую заявку в его панели.
- Нажмите Предложить другое время.
- Выберите время и подтвердите.
Бронь остаётся в статусе Ожидает, а гость получает письмо и уведомление с предложенным временем, которое он может принять или отклонить в приложении. Если он согласится, бронь перейдёт на новое время, станет Подтверждена и получит код подтверждения.
- Предложить время можно и по уже подтверждённой брони, но тогда она вернётся в Ожидает, пока гость не ответит.
- Когда вы запускаете автоматическое назначение в разделе Планирование и для брони нет свободного стола, её карточка сама предлагает ближайшее свободное время: Нет свободного стола, предложить 19:30. Это то же самое предложение, отправленное из другого места.
- Предложение без ответа не сгорает никогда. Пока гость молчит, заявка может стоять так сколько угодно, поэтому позвоните ему, если он не ответил до следующего дня.
- Предложенное время должно быть в будущем; предложение на прошедший час принять уже нельзя.
Смотрите, принял ли гость ваше предложение
#Ни одно приложение не уведомляет вас о том, что гость ответил на предложение. Если не проверить, принятая бронь останется незамеченной, а отклонённая тихо вернётся в ожидание.
Если гость соглашается, его бронь переходит на новое время, становится Подтверждена и получает код подтверждения. Если отказывается, он больше ничего не получает, а заявка возвращается к вам, и срок ответа продолжает идти.
- Уведомления не приходят ни при согласии, ни при отказе.
- Pro нигде не показывает, что предложение отправлено и ждёт ответа; единственный след это изменившееся время. Только Lite пишет Вы предложили и время.
Отмечаете, что гости сели за стол
#Посадка это единственный признак того, что гость действительно пришёл. Она убирает бронь из списка ожидаемых и показывает стол занятым в плане зала.
- Откройте раздел Сегодня.
- Найдите подтверждённую бронь в блоке Сегодняшний сервис.
- Нажмите Посадить.
Lite не отслеживает визит в зале. Бронь остаётся Подтверждена и закрывается сама после своего времени. Если гость не пришёл, отметьте Неявку после времени брони.
- Откройте раздел Бронирования или План зала.
- Откройте бронь.
- Нажмите Посадить.
Гость не получает ничего; посадка это внутренний сигнал. В его приложении бронь остаётся подтверждённой.
- Бронь, оставшаяся за столом, закрывается автоматически через 8 часов после того, как вы отметили гостя за столом.
- На Android после времени брони карточка заменяет быструю кнопку Посадить на Неявку. Если компания опаздывает, откройте бронь: в деталях кнопка Посадить сейчас остаётся. На iPad быстрая кнопка остаётся и на карточке.
Закрываете бронь, когда гости уходят
#Закрытие освобождает стол и отправляет приглашение оставить отзыв. Если вы этого не сделаете, HaiLa закроет бронь сама, но позже, и приглашение всё равно уйдёт.
- Откройте раздел Сегодня.
- Найдите бронь, гости которой за столом.
- Нажмите Завершить.
Lite не закрывает брони. Подтверждённая бронь закрывается сама через 4 часа после своего времени, так что делать здесь нечего.
- Откройте раздел Бронирования.
- Откройте бронь, гости которой за столом.
- Нажмите Завершить.
Бронь становится Завершена, а гость получает уведомление с приглашением оставить отзыв.
- Подтверждённая бронь закрывается автоматически через 4 часа после своего времени, а бронь за столом через 8 часов после того, как вы её так отметили.
- Автоматическое закрытие отправляет то же приглашение к отзыву. Поэтому бронь, на которую гость не пришёл, нужно отметить как Неявку, а не оставлять закрываться самой.
Отмечаете неявку
#Неявка это единственный след того, что гость не пришёл. Без неё бронь автоматически закроется как завершённая, и гостя пригласят написать отзыв о визите, которого не было.
- Откройте раздел Сегодня.
- Найдите подтверждённую бронь после того, как её время прошло.
- Нажмите Неявка.
- Откройте бронь во вкладке Бронирования.
- Нажмите Неявка; кнопка появляется только после времени брони.
- Подтвердите в появившемся окне.
- Откройте раздел Бронирования.
- Откройте бронь.
- Нажмите Неявка.
Бронь становится Не пришёл и остаётся в истории гостя. Гость не получает никакого уведомления. Бронь остаётся платной: подтверждённая бронь, пришедшая через HaiLa, стоит 1,00 евро плюс НДС, даже если гость не явился.
- В Lite и Pro кнопка появляется только после времени брони, чтобы будущую бронь нельзя было отметить по ошибке. В панели такой защиты нет: там Неявку можно нажать в любой момент, без окна подтверждения, и результат необратим и платен.
- Если гость предупредил, что не придёт, отмените бронь вместо неявки. Отмена не тарифицируется никогда, кем бы она ни была сделана, вами или гостем. Неявка тарифицируется.
- Подтверждённая бронь, которую никто не тронул, остаётся платной. Платная означает неотменённая, а не то, что гость пришёл.
Отменяете уже подтверждённую бронь
#На кухне авария, стол задвоился, гость позвонил. Отмена предупреждает гостя и убирает бронь из счёта.
- Откройте раздел Брони.
- Нажмите на имя гостя.
- Нажмите Отменить в открывшейся панели.
- Откройте бронь во вкладке Бронирования.
- Нажмите Отменить.
- Подтвердите в появившемся окне.
- Откройте раздел Бронирования.
- Откройте бронь.
- Нажмите Отменить бронирование.
Бронь становится Отменена, и гость получает письмо об отмене. Отменённая бронь не попадает в счёт за месяц, кем бы она ни была отменена, вами или гостем.
- В разделе Сегодня кнопки отмены для подтверждённой брони нет. Используйте раздел Брони.
- В панели кнопка срабатывает сразу, без окна подтверждения.
- Счёт считается один раз, в 3 часа ночи, за уже закрытый день, по тому статусу, в котором бронь находится в этот момент. Бронь, отменённая на следующий день после этого расчёта, остаётся в счёте такой, какой была в 3 часа.
- Если вы по ошибке закрыли сегодняшнюю бронь, приложение Pro может вернуть её в работу кнопкой Открыть снова. Для прошедшего дня этой кнопки уже нет.
Принимаете бронь по телефону
#Бронь, принятая по телефону и записанная в HaiLa, занимает стол там же, где и онлайн-брони, поэтому они не накладываются. Брони, внесённые командой, не тарифицируются.
Панель не создаёт брони. Запишите бронь в приложении Pro, с телефона или iPad. В разделе Сегодня она появится через несколько секунд, а в разделе Брони после смены дня или перезагрузки страницы.
В Lite нет формы создания брони. Телефонные брони остаются в вашем журнале, HaiLa о них не знает, поэтому учитывайте их, когда принимаете заявки на то же время.
- Откройте раздел Бронирования.
- Нажмите Новое бронирование.
- Выберите дату, время и число гостей.
- Выберите стол или пропустите этот шаг.
- Впишите имя и телефон, затем подтвердите бронь.
Бронь создаётся сразу Подтверждённой, с кодом подтверждения. Если вы вписали и почту, гость получит подтверждение письмом. Если нет, у него останется только то, что вы сказали по телефону, потому что бронь не привязана ни к одному аккаунту HaiLa.
- Имя и телефон обязательны.
- Нельзя создать бронь больше чем на 24 часа в прошлом.
- Телефонная бронь не привязана к аккаунту HaiLa, поэтому в программу лояльности она не попадает.
Узнаёте гостя, который уже был
#Знакомому гостю не нужно диктовать данные заново. Выбранный из списка, он остаётся связан со своей карточкой, поэтому в следующий раз вы видите визиты, заметки команды и неявки.
Панель не создаёт брони, но показывает историю. Откройте бронь в разделе Брони и прочитайте блок О госте: визиты, заметки команды и последний визит.
В Lite нет карточек гостей. На карточке брони видно имя, телефон и особые пожелания, и это всё.
- Откройте раздел Бронирования и нажмите Новое бронирование.
- На шаге с данными гостя начните вводить имя или телефон.
- Выберите гостя из результатов; имя и телефон подставятся сами.
Гость не видит ничего особенного. Бронь остаётся связанной с его карточкой, поэтому в следующий визит команда видит, сколько раз он был и какие заметки вы оставили.
- Поиск начинается от 2 символов.
- Если гостя нет в списке, впишите имя и телефон вручную.
Добавляете гостя без брони
#Гость с улицы занимает реальный стол. Если его не внести, план зала покажет стол свободным и кто-нибудь посадит на него другую бронь.
Панель не регистрирует гостей без брони, она их только показывает. Вносите их в приложении Pro, сразу на тот стол, куда вы их посадили. В заведении на тарифе Lite панель вообще не показывает строки гостей без брони.
В Lite нет столов, поэтому и сажать некуда. Ведите таких гостей у себя и учитывайте их, когда принимаете заявки на то же время.
- Откройте раздел План зала.
- Нажмите на свободный стол.
- Выберите Посадить гостя без брони.
- Укажите число гостей и подтвердите.
Уведомлений не получает никто, потому что брони в HaiLa у гостя нет. Стол становится занятым в плане зала, а визит закрывается кнопкой Завершить визит.
- У гостя без брони нет кода подтверждения, и в программу лояльности он не попадает.
Назначаете столик брони
#Бронь без стола это обещание без места. Назначение связывает её с реальным столом, поэтому один и тот же стол не достанется двум компаниям.
При назначении гость не получает никакого уведомления. Стол появляется на брони в плане зала и в колонке Стол в панели.
- Карточка понимает два жеста: нажатие открывает бронь, чтобы её проверить, а перетаскивание на стол назначает его сразу. Назначение записывается в тот момент, когда вы отпускаете карточку над столом.
- Назначение перетаскиванием не оставляет полосы отмены, а назначение из брони, кнопкой Назначить стол, оставляет. Если вам нужна страховка, назначайте из брони.
- Компания больше стола запускает назначение сразу на несколько столов.
Пересаживаете компанию за другой стол
#Компании пересаживаются: просят другую зону, освободился соседний стол, у окна дует. Пересадка в приложении держит план зала честным для всей команды.
Панель не пересаживает компании. Пересаживайте из приложения Pro; панель сразу показывает новый стол.
В Lite нет столов, поэтому и пересаживать нечего. Рассадка в зале остаётся на команде.
- Откройте раздел План зала или Планирование.
- Перетащите бронь со старого стола на новый.
- Или откройте бронь и нажмите Сменить стол.
Гость не получает никакого уведомления. Старый стол становится свободным, а новый занятым, и это видит вся команда.
- Если вы меняете время брони, у которой уже есть стол, а на новое время он занят, приложение спросит, снять ли стол с брони.
Снимаете стол с брони
#Снятый стол сразу освобождается для других. Так делают, когда компания уже не придёт к этому часу или когда вы хотите пересобрать весь вечер заново.
Панель не снимает столы с броней. Сделайте это в приложении Pro; колонка Стол после этого опустеет и в панели.
В Lite нет столов, поэтому и освобождать нечего. Бронь, которую вы уже не можете принять, отменяется.
- Откройте бронь, из раздела Бронирования или из Плана зала.
- Нажмите Убрать стол.
Гость не получает никакого уведомления, и бронь остаётся подтверждённой. Стол снова становится свободным, а бронь возвращается в ленту броней без стола.
- Снятие стола не отменяет бронь. Гость всё равно придёт, просто места для него пока не готово.
Позволяете Планированию назначить столы
#При тридцати бронях за вечер назначение по одной съедает сервис. Автоматическое назначение проходит по всем, сажает то, что подходит, и оставляет вам только случаи, где нужен человек.
Панель не запускает назначение. Она может только оставить его включённым навсегда: переведите Назначение столов в режим Автоматически, в Настройках, в разделе Правила броней.
В Lite нет столов для назначения. HaiLa сам считает, сколько броней заведение может принять, без плана зала.
- Откройте раздел Планирование и выберите день.
- Нажмите кнопку автоматического назначения: Автораспределение на Android и Авто-назначение на iPad.
- Следите за полосой прогресса: сколько броней получили стол, сколько попало в Требуют внимания и сколько пропущено.
- Разберите по очереди брони из блока Требуют внимания.
- Если нужно отменить весь прогон, нажмите Отменить рядом с кнопкой автоматического назначения.
За назначения гости не получают ничего. Единственное исключение это режим Автоматически: если подходящего стола нет, HaiLa сам предлагает гостю ближайшее свободное время, и он получает предложение письмом и в приложении.
- Брони с особыми пожеланиями не назначаются вслепую; в ручном режиме они приходят к вам, в блок Требуют внимания.
- Автоматическое назначение работает только по дню, открытому в Планировании.
- У кнопки Отменить рядом с автоматическим назначением нет таймера: она остаётся, пока вы её не нажмёте или не запустите новый прогон, и одним нажатием откатывает весь прогон.
Выбираете между режимами Вручную и Автоматически
#Настройка решает, кто выбирает стол: команда или система. В автоматическом режиме HaiLa может отправить гостю предложение другого времени без единого нажатия, поэтому стоит знать, в каком режиме вы работаете.
- Откройте Настройки.
- Выберите Правила броней.
- В строке Назначение столов выберите Вручную или Автоматически.
- Нажмите Сохранить.
Настройка существует для заведения, но в заведении без столов ничего не меняет. Lite не назначает столы ни вручную, ни автоматически.
- Откройте раздел Ещё, затем Настройки.
- В блоке Настройки бронирования нажмите Автоназначение.
- Выберите Спрашивать меня или Автоматически.
В ручном режиме гость не видит ничего: стол выбирает команда. В автоматическом бронь, для которой стол не нашёлся, сама получает предложение другого времени, и гость видит его письмом и в приложении, с возможностью принять или отклонить.
- В панели это правило, которое вы задаёте, а не действие. Панель не назначает столы ни в ручном режиме, ни в автоматическом; в ручном стол выбирает команда из приложения Pro.
- Одна и та же настройка называется по-разному: Вручную в панели и Спрашивать меня в приложении Pro.
- Настройка принадлежит заведению, а не телефону. Изменённая в одном месте, она действует везде.
Отменяете назначение стола
#Палец промахивается. Отмена исправляет сразу, без поиска брони обратно по списку.
Панель не назначает столы, поэтому и отменять нечего. Исправляйте в приложении Pro.
Lite не назначает столы. Если вы ошиблись со статусом брони, панель ещё может её сдвинуть, пока она в статусе Ожидает или Подтверждена. У брони, дошедшей до Завершена, Отменена или Не пришёл, кнопок в панели уже нет. Если она сегодняшняя, приложение Pro ещё может вернуть её в работу кнопкой Открыть снова; за прошедший день напишите нам.
- Откройте бронь и назначьте стол кнопкой Назначить стол.
- Внизу экрана появится полоса с именем гостя и столом; нажмите на ней Отменить.
- Если вы назначили стол перетаскиванием карточки, полосы не будет: откройте бронь и используйте Убрать стол или Сменить стол.
- После автоматического назначения нажмите Отменить в верхней части раздела Планирование, чтобы откатить весь прогон.
Гость не видит ничего ни при назначении, ни при его отмене. Стол снова освобождается, а бронь возвращается в ленту броней без стола.
- Полоса отмены появляется только при назначении из самой брони, а не при перетаскивании. У перетаскивания страховки нет, поэтому смотрите на стол, прежде чем отпустить карточку.
- Полоса держится на экране несколько секунд. После этого исправляйте из самой брони.
- В Таймлайне у ошибочной пересадки есть своя полоса внизу экрана, с кнопкой Отменить перемещение.
Меняете время, число гостей или заметки
#Компания выросла с четырёх до шести, кто-то опаздывает на полчаса. Изменение держит бронь верной для всей команды, но гостя оно не уведомляет, так что поговорите с ним сами.
Панель не редактирует брони; она может только менять их статус. Редактируйте в приложении Pro, а панель сразу покажет новые данные.
Lite не редактирует брони. Если время больше не подходит, предложите новое: гость получит предложение и решит сам.
- Откройте раздел Бронирования.
- Откройте бронь.
- Нажмите Изменить.
- Поменяйте нужное: имя, телефон, почту, дату и время, число гостей или особые пожелания.
- Нажмите Готово.
Когда бронь меняете вы, гость не получает никакого уведомления, а его код подтверждения остаётся прежним. Напоминание за час переезжает на новое время, а напоминание за сутки остаётся на старом. Если изменение касается гостя, позвоните ему.
- Когда гость сам меняет подтверждённую бронь, она возвращается в Ожидает, и её нужно принять заново.
- Если вы переносите бронь на время, когда назначенный стол занят, приложение предложит снять стол.
Работаете один день сервиса
#Во время сервиса важен только один день. Вид по дню показывает всё, что происходит сегодня, по порядку часов, без шума остальной недели.
- Откройте раздел Брони.
- Выберите День.
- Перейдите к нужному дню кнопками Назад и Вперёд; календаря нет, дни листаются по одному.
- Отфильтруйте по статусу или найдите по имени, телефону либо столу.
- Откройте вкладку Бронирования.
- Выберите Календарь.
- Нажмите на день, чтобы увидеть его брони.
- Либо останьтесь в режиме Список и отфильтруйте по статусу.
- Откройте раздел Бронирования.
- Выберите день в ленте дней недели.
- Выберите, как его читать: Календарь, Таймлайн или Канбан.
Для гостя ничего не меняется. Это только способ, которым вы читаете день.
- Раздел Сегодня жёстко привязан к текущему дню и не имеет выбора даты. Для любого другого дня переходите в раздел Брони.
Смотрите на всю неделю
#Неделя показывает, где собирается нагрузка, поэтому видно, когда ставить людей в смену и когда ещё можно принять большую компанию.
Для гостя ничего не меняется. Это только способ, которым вы читаете неделю.
- Фильтры и поиск остаются включёнными при переходе от Дня к Неделе.
Читаете таймлайн и ловите наложения
#Таймлайн ставит часы рядом, поэтому сразу видно, какая компания опаздывает, какой стол сидит дольше нормы и где две брони налезают на один стол.
В панели таймлайна нет. Раздел Брони в режиме День показывает тот же день списком, со временем, столом и статусом каждой брони.
В Lite нет таймлайна, потому что нет столов, за которыми следить. Список по дню с фильтром Подтверждённые даёт тот же порядок часов.
- Откройте раздел Бронирования.
- Выберите Таймлайн.
- Выберите сервис: Обед, Ужин или Весь день.
- Читайте пометки на карточках: минуты опоздания, превышение длительности и Скоро прибудет.
Для гостя ничего не меняется. Таймлайн только показывает; чтобы что-то изменить, откройте бронь.
- Бронь можно перетащить на другой стол прямо из Таймлайна. После пересадки внизу экрана появляется полоса с кнопкой Отменить перемещение.
- Длительность визита берётся из настройки Среднее время за столом в настройках заведения. Если таймлайн постоянно показывает превышения, длительность выставлена слишком короткой.
Звоните гостю из приложения
#Звонок решает за тридцать секунд то, чего уведомление не решает вовсе: опаздывающую компанию, освободившийся раньше стол, непонятное особое пожелание.
- Откройте раздел Брони.
- Нажмите на имя гостя.
- Нажмите на номер телефона в панели.
- Откройте бронь во вкладке Сегодня или Бронирования.
- Нажмите Позвонить.
- Откройте бронь.
- Нажмите Позвонить.
Гость видит звонок с вашего номера, а не от HaiLa. В самой брони ничего не меняется, пока вы что-нибудь не измените.
- В панели номер открывает приложение для звонков на компьютере. Если такого нет, скопируйте номер.
- Раздел Сегодня не показывает телефон, хотя знает его. Нажимаемые номера есть в разделе Брони, в панели брони, и в разделе Гости, в карточке гостя.
- У броней без телефона кнопки звонка нет.